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Foire Aux Questions - Téléprocédures

Qu’est-ce que le télérèglement ?

Il s’agit d’un mode de paiement sécurisé par voie électronique. Il vous permet de transmettre un ordre de paiement en même temps que votre télédéclaration.

Le prélèvement s’effectue à l’échéance, vous permettant de maîtriser votre trésorerie.

Ce service est entièrement gratuit pour vous, le coût étant assumé par le créancier.

 

Quels sont ses avantages?

Les avantages sont multiples :

  • le paiement est sécurisé et gratuit

  • il est possible de choisir le montant et de répartir les sommes dues sur plusieurs comptes bancaires (jusqu’à 3 comptes bancaires ou postaux)

  • il est possible de donner l’ordre de paiement avant l’échéance et d’éviter ainsi tout retard (et donc pénalité)

  • il y a un accusé de réception pour chaque ordre de paiement

Une fois inscrit au télérèglement, suis-je obligé(e) de l’utiliser ?

Non, le télérèglement nécessite le passage d'un ordre de paiement à chaque télédéclaration. Aucun virement n'est effectué sans votre accord. Vous pouvez donc opter pour un autre moyen de paiement (à condition que vous ne soyez pas soumis à l'obligation de télérégler !)

Il est donc possible de télédéclarer sans télérégler, mais à l’inverse, il n’est pas possible de télérégler sans avoir télédéclaré au préalable.

 

Mon expert-comptable se charge déjà de mes télédéclarations, peut-il se charger du télérèglement ?

Si vous passez par un tiers-déclarant (expert-comptable, OGA, etc.), vous pouvez le mandater pour transmettre vos déclarations mais également les informations relatives aux sommes dues aux organismes créanciers.

Vous devez pour cela établir un mandat avec votre tiers-déclarant. Il sera le mandataire et vous le mandant.

Vous devez ensuite remplir un formulaire d’adhésion au télérèglement à l’attention des organismes créanciers et y joindre un ou plusieurs RIB (jusqu’à 3 comptes bancaires ou postaux). Vous autorisez ainsi ces organismes à effectuer les ordres de prélèvement que vous aurez ordonnés.

Quoiqu’il en soit, vous restez maître du paiement : vous seul pouvez donner l’ordre de prélèvement (et non le mandataire !). Contrairement au prélèvement automatique, chaque règlement nécessite votre autorisation expresse.

Enfin, vous seul êtes responsable de l’approvisionnement du ou des compte(s) et c’est donc vous qui aurez à supporter les éventuels frais d’impayé et majorations de retard. 

Je souhaite mettre en place des bulletins de paie électroniques, puis-je l’imposer à mes salariés ?

Non. La mise en place de bulletins de paie dématérialisés nécessite l’accord écrit de chaque salarié. L’accord doit être distinct du contrat de travail. 

Puis-je fournir des bulletins de paie au format PDF par mail ?

Non, le document doit être sous un format standardisé, respectant les normes en vigueur. La transmission du bulletin doit être sécurisée afin de garantir la confidentialité des données ainsi que leur intégrité. Enfin, il doit être conservé en respectant la norme NF Z42-013 régissant l’archivage électronique

La solution optimale est de passer par un prestataire externe qui pourra gérer ces problématiques.

Le choix de la dématérialisation des bulletins de paie est-il définitif ?

Non. L’employeur, comme le salarié, peut à tout moment et sans justification renoncer à ce service. Il doit en faire mention par écrit. 

En tant que salarié, dois-je participer aux frais engendrés par la dématérialisation des bulletins de paie ?

Non. La création, la consultation et la conservation des bulletins de paie électroniques ne doivent entraîner aucun frais pour le salarié

Puis-je utiliser mon bulletin électronique en guise de justificatif auprès de tiers (banque, agences immobilières, etc.)?

Non. Pour le moment, les tiers tels que les banques, les agences immobilières ou encore le Trésor Public n'acceptent pas les justificatifs électroniques. 

Si besoin, le salarié devra alors l'imprimer à ses frais. 

J'ai reçu une facture au format PDF non signée, que dois-je faire?
Attention ce type de facture n'est pas valable et vous expose à des sanctions en cas de contrôle fiscal. 
 
Pour être reconnue comme justificatif fiscal, la facture électronique, quel que soit son format (PDF, JPG, etc.) doit être signée au moyen d'un certificat électronique valide. 
 
Si vous recevez une facture qui ne comporte pas de signature, exigez :
  • soit une facture originale papier
  • soit une facture électronique signée
Dois-je conserver les factures papiers que j'ai numérisé au moyen d'un logiciel de reconnaissance optique (pour une gestion informatisée)?

Oui, car dans ce cas de figure, l'original est la facture papier et vous devez toujours conserver l'original.

Les fichiers électroniques obtenus par la numérisation et la lecture optique sont considérés comme des copies, liées à la gestion interne de l'entreprise et n'ont donc pas de valeur juridique. 

 

Comment se déroule les contrôles fiscaux des systèmes de paie et de comptabilité dématérialisés?
Si vos systèmes de paie et/ ou de comptabilité sont informatisés, le contrôle portera sur les données et traitements qui servent de base directement ou indirectement à l'établissement des déclarations sociales obligatoires et des états sociaux, ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements.
 
L'inspecteur peut effectuer le contrôle sur vos équipements informatiques.
Si vous ne le souhaitez pas, vous devez le lui notifier par écrit et transmettre les copies de tous les traitements et données nécessaires au contrôle. Ces copies doivent se trouver sur un support informatique convenu avec l'inspecteur.