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Foire Aux Questions - Archivage - Sauvegarde

Stocker, sauvegarder, archiver, c'est pareil?

Non. Il s’agit de trois opérations bien différentes et à ne pas confondre :

  • Le stockage : enregistrement de données sur un support informatique pour un usage courant ou immédiat. (Exemple : l’enregistrement d’un document dans un dossier de son ordinateur)

  • La sauvegarde : copie de données d’un support sur un autre pour permettre leur restauration à un état antérieur (Exemple : la copie d’un document de son ordinateur vers sa clé USB ou son disque dur externe)

  • L’archivage : cette opération se distingue des deux autres par son caractère pérenne et juridique. C’est la seule à avoir une valeur probante et donc qui constitue une preuve devant un tribunal, à condition que le document soit signé, horodaté et conservé dans un coffre-fort numérique.

 

Comment sauvegarder mes données au quotidien?

Pour assurer la pérennité de l'activité de l'entreprise, les données produites doivent être régulièrement sauvegardées. Cela permet de prévenir toute défaillance (panne, perte, vol etc.) qui peut être très préjudiciable.

Vous avez 4 solutions :

  • Le disque dur externe : pratique, facile à utiliser et peu cher. Mais la sauvegarde est manuelle (donc peu adaptée pour des données qui changent régulièrement) et ce type de matériel craint les chocs, la chaleur, la poussière, etc. Utile pour une sauvegarde à court terme
 
  • Le serveur interne : Utile dès 5 ordinateurs. La sauvegarde est automatique, à programmer une à plusieurs fois par jour. Le système est peu cher également. Cependant, la sauvegarde ne se fait pas en temps réel, il y a donc toujours un léger risque de perte. La restauration nécessite quelques compétences techniques.
 
  • La télésauvegrade : la sauvegarde est effectuée sur un serveur distant, extérieur à l'entreprise, en temps réel (ou léger différé) en vu d'une restauration en cas de défaillance. La sécurité et la confidentialité sont garanties. Le coût est plus élevé et l'accès nécessite un accès intenet (impossible donc en cas de coupure du réseau).
 
  • Le cloud computing : les données et traitements informatiques (logiciels, applications, etc.) sont externalisés auprès d'un prestataire. L'objectif est de sauvegarder ses données mais également de pouvoir y accéder et les utiliser/modifier à tout moment, via tout type de support (mobile, tablette, etc.). Le cloud se combine bien avec la télésauvegarde.
 
La sauvegarde ne se substitut pas à un archivage légal, respectant le cadre réglementaire, pour la conservation de certains documents sur le plus ou moins long terme (factures, contrats, bulletins de paie, etc.)
Quelle est la différence entre télésauvegarde et Cloud computing?

Les deux services permettent d'effectuer des sauvegardes. Mais ils ne fonctionnent pas de la même façon. 

La télésauvegarde consiste à installer un logiciel qui permet, à intervalles réguliers (voire en temps réel), de sauvegarder les données vers un serveur externe à l'entreprise. L'objectif est de garantir leur restauration en cas de panne ou de perte afin d'assurer la continuité de l'activité de l'entreprise.

Le cloud permet également de sauvegarder des données, mais aussi d'externaliser des traitements informatiques (logiciels, applications, etc.). L'objectif est de pouvoir assurer une restauration, mais surtout d'accéder à ses données et applicatifs à tout moment sur différents supports (mobiles, tablettes, etc.)

Les deux peuvent donc se combiner. La télésauvegarde étant plutôt préconisée pour la sauvegarde de l'activité de l'entreprise en temps réel pour pallier des défaillances et le Cloud pour permettre un usage de ses données en mobilité. 

Quels sont les obligations légales en matière d'archivage?
Quelque soit le support choisi (papier ou électronique), les documents d’entreprise doivent être conservés dans leur format d’origine. Les documents sont archivés pour des raisons légales, fiscales et réglementaires. La durée variera en fonction de la nature du document. Cf. tableau ci-dessous :
 
SOURCES
TYPES DE DOCUMENTS
DUREES DE CONSERVATION
BANQUE
Relevés de comptes, avis débit/ crédit, ordres de virements
 
Échelles d’intérêts, doubles de certificats d’avoirs fiscaux
Talons de chèque
10 ans
 
(30 ans recommandé pour les relevés de compte)
IMPOTS ET TAXES
Justificatifs et TVA
 
Tout document relatif aux impôts, taxes et droit
 
10 ans
COMPTABILITE
Bilans, comptes de résultats, comptes pertes et profits
 
Balance générale annuelle
 
Inventaire et livres inventaires
 
Livre journal et grand livre
 
Honoraires clients
 
10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré
RELATIONS COMMERCIALES
Tout contrat et correspondance entre commerçants et non commerçants
 
Accords commerciaux
 
Commandes clients/ fournisseurs
30 ans
Factures clients/ fournisseurs
Bon de livraison/ réception et commande
 
10 ans
DOCUMENTS SOCIAUX
Statuts et actes de sociétés : fusion, modification, cession
pièces modificatives des statuts
 
Registres des titres nominatifs et à souche (actions/ obligations)
 
Rapports des gérants et commissaires aux comptes
 
Comptes sociaux d’exploitation, pertes et profits
30 ans
Compte annuel (compte de résultat et annexes, bilan)
 
10 ans à compter de leur établissement
Rapports du gérant ou du conseil d’administration
Feuille de présence et pouvoirs
 
3 ans
RH
Dossiers accidents du travail ou maladie professionnelle donnant lieu à réparation
Illimité
 
Contrats de travail
Lettres de démission, de licenciement, de sanctions disciplinaires
30 ans à compter du terme du contrat
 
Bulletins de paie
 
Registres et états du personnel
 
Livres de paie
 
Reçus de soldes tout compte et doubles de certificats de travail
 
Doubles bordereaux paiement cotisations sociales
 
Journaux et récapitulatifs des charges sociales
 
5 ans
CONTRATS
Contrats de prêts, assurances, leasing
 
Contrats d’acquisition et cession de biens fonciers et immobiliers et autres immobilisations
10 ans à compter du terme du contrat

 

Est-il possible d’archiver ses documents électroniques (factures, bulletins de paie, …) en les imprimant puis en les classant, comme des documents papiers ?

Non. Tout document doit être archivé dans son format d’origine et dans des conditions permettant de garantir l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu.

Ainsi, un document dont l'original est sous forme numérique doit être conservé sur support informatique.

De même, la numérisation d’un document original papier n’a valeur que de copie. Cependant elle peut avoir une valeur probante, à condition de respecter les conditions suivantes :

  • signature électronique
  • horodatage
  • scellement
  • archivage dans un coffre fort numérique

Néanmoins, seul un juge a le pouvoir d’appréciation du caractère légale d’une copie. Mieux vaut donc toujours conserver l’original, qui dans la hiérarchie des preuves se trouve toujours au-dessus de la copie. Dans le cas contraire, il faudra être en mesure de prouver qu’il n’a pas pu être conservé. 

 

Puis-je me passer d’un système d’archivage électronique (SAE)?

Non, aujourd’hui il est quasiment impossible de faire sans !

Même en continuant à entretenir une documentation papier, de plus en plus de données sont informatisées et les échanges de plus en plus dématérialisés (mails, factures, télédéclarations, etc.)

Votre entreprise doit être en mesure, en cas de contrôle notamment*, de restituer les données dans leur format d’origine.  Un SAE vous permet donc d’être en conformité juridique (assurer la valeur probante) et fiscale (contrôle des comptabilités informatisées, factures électroniques, etc.)

La loi n’impose pas à l’entreprise de système spécifique. Elle est libre de choisir de :
  • créer elle-même son propre SAE
  • utiliser un coffre-fort électronique
  • passer par un tiers archiveur. 

 

* Le projet de loi de Finances rectificative prévoit pour 2014 l'obligation (et non plus la seule possibilité) de transmettre les documents comptables sous forme dématérialisée dès lors que la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés.
Pour en savoir plus, consultez notre article sur le blog artifrance.fr
Comment garantir la valeur probante de mes archives numériques ?

L’archivage numérique combine plusieurs techniques qui garantissent la valeur probante des données. Ainsi, elles doivent impérativement être signées électroniquement, horodatées et scellées puis conservées dans un coffre fort électronique qui en assurera la pérennité.

Vous avez le choix d’assurer vous-même l’archivage, en créant votre système d’archivage électronique (SAE) mais cela nécessite du temps, des compétences informatiques et des moyens financiers et matériels importants, pas nécessairement compatibles avec l’activité d’une TPE.

Dans ce cas, le mieux est de passer par un prestataire externe, en choisissant soit une solution de coffre-fort en ligne, soit un service de tiers archivage.

Quels sont les avantages du tiers archiveur plutôt qu’une gestion en interne ?

L’archivage numérique engendre des coûts et prend du temps.

Le tiers archiveur offre un service spécifique en fonction des besoins de l’entreprise, avec des coûts maîtrisés et proportionnels aux volumes ou aux fonctionnalités recherchés.

De plus, il assure une veille réglementaire afin de toujours proposer les solutions et outils aux normes.

Enfin, il s’agit d’un tiers de confiance qui apporte toutes les garanties de sécurité, de pérennité, d’intégrité et de confidentialité des données. Pour s'en assurer, il est conseillé de faire appel à des prestataires labellisés (FNTC, A-CFN, etc.) s'engageant à respecter la norme NF-Z 42-013 relative à l'archivage électronique.

 

Quelles sont les obligations du tiers archiveur ?

Les obligations du tiers archiveur sont multiples :

  • Protection des données : il doit notamment prévenir tout risque de détérioration ou de perte des données  (vol, incendie, dégât des eaux, etc.) mais aussi justifier de mesures de  sécurité garantissant un accès autorisé et contrôlé aux données.

  • Garantie de conservation : il doit s’engager à conserver l’intégralité des données confiées par l’entreprise, sous le format convenu avec elle.  Il doit ainsi s’assurer de la fidélité des données archivées par rapport aux données d'origine.

  • Confidentialité : le tiers archiveur doit garantir la confidentialité des informations et apporter toutes les mesures nécessaires à la protection des données personnelles.

  • Sous-traitance : la localisation des opérations d’archivage et de stockage doit être clairement identifiée par l’entreprise. En cas de recours du tiers archiveur à la sous-traitance, des mesures spécifiques doivent être prises afin de protéger les données archivées.

  • Restitution : le tiers archiveur s’engage à restituer l’ensemble des données archivées dans l’état technique où celles-ci lui ont été confiées. Des solutions spécifiques doivent être mises en œuvre pour pallier tout différend.

  • Niveau de service (disponibilité, délais de restitution, etc.) : celui-ci doit être défini au moment de la rédaction du contrat entre les parties. Il est possible de renvoyer à différentes normes (dont une norme NF).

J’ai externalisé la gestion de mes archives numériques. Quels sont mes recours pour la récupération de mes données ?

Le tiers archiveur est tenu de restituer l’ensemble des documents archivés dans l’état technique où il les a reçus. Il est préférable d’établir en amont une clause de réversibilité qui garantit l'assistance nécessaire durant la période de migration pour faciliter la reprise ou le transfert de la fonction externalisée.

Quelles précautions prendre si je grave mes données sur CD ou DVD ?

Il est important d’effectuer une gravure de qualité qui sera plus durable, et de veiller à la bonne conservation du support.

Il existe des CD à vocation d’archivage, qui sont non-réinscriptibles et plus pérennes.

Pour un maximum de garantie, il convient d’effectuer une double copie et de les conserver dans des endroits géographiquement distincts.