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Foire Aux Questions - Marchés publics

Qui sont les donneurs d'ordre (aussi appelés "pouvoir adjudicateur" ou "acheteurs publics") ?

Il s'agit des entités qui publient des appels d'offre afin de répondre à un besoin (en travaux, fourniture ou service). 

Il peut s'agir :

  • de l'Etat : ministères, autorités administratives indépendantes, juridictions, etc.
  • de collectivités territoriales
          - Région (aménagement du territoire, lycée, formation professionnelle, etc.)
          - Département (aide social, santé publique, collège, etc.)
          - Commune (élections, transports urbains, voirie, logement, école, etc.)
  • d'établissements publics nationaux (SNCF, ...) rattachés à l'Etat
  • d'établissements publics locaux : établissements universitaires, hôpitaux, musées, etc.) rattachés à une collectivité.
 
Quelles sont les obligations du donneur d'ordre?
  • Pour tout marché dont le montant est supérieur à 90 000€ HT : obligation de publier l’appel d'offre sur internet (sur une plateforme de dématérialisation des marchés publics ou sur son site).

  • Lister l’ensemble des documents contractuels (en général dans le Cahier des Clauses Administratives Particulières), et selon leur ordre d’importance. 

  • S’engager à respecter l’ensemble des écrits susmentionnés, et en particulier à ne pas modifier des éléments substantiels du marché. 

  • Possibilité d’imposer la transmission des candidatures et offres par voie électronique (au 1er janvier 2010)

  • Depuis le 1er janvier 2012 : obligation d’accepter de recevoir les candidatures et les offres transmises par voie électronique pour tous marchés supérieurs à 90 000€ HT

Quelles sont les obligations de l'entreprise titulaire du marché?
  • Pour les achats de services informatiques et de fournitures de matériels informatiques : obligation de transmettre les candidatures et offres par voie électronique (depuis le 1er janvier 2010)

  • Respect de l’ensemble des engagements pris (prix des biens ou prestations, caractéristiques techniques d’un produit)

Quelles sont les conditions pour répondre à un marché public ?
Toute entreprise peut se porter candidate, quel que soit son chiffre d'affaires et le montant de son capital social. 
Elle doit cependant respecter les conditions suivantes : 
  • Ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation lors des 5 dernières années

  • Ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation pénale pour des infractions liées au travail dissimulé ou l’emploi de travailleurs étrangers non munis de titre de travail.

  • Être à jour de ses cotisations sociales

  • Que le montant total du marché ne soit pas supérieur à 1/3 de son chiffre d'affaires annuel

Une entreprise en redressement judiciaire peut concourir, mais doit apporter la copie du ou des jugement(s) prononcé(s) à cet effet. 

Le donneur d'ordre peut-il imposer un format de fichier pour la réponse électronique?

Non, cela constituerait une entrave disproportionnée, non justifiée et contraire à l'intérêt des candidats. 

En revanche, il peut :
  • vous imposer la réponse par voie électronique
  • vous inciter à choisir un format en particulier, à condition qu'il soit parmi les plus courants. 
Qu'est-ce que le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) ?

Le DCE permet d'obtenir davantage d'informations sur le marché, toutes ses caractéristiques n'étant pas toujours présentes dans l'avis de publicité.

Cependant le DCE n'est accessible à tous les candidats que dans le cas des appels d'offre ouverts. Dans le cas d'appels d'offre restreint, il n’est remis qu’après la phase de sélection des candidatures.

Qu'est-ce que la copie de sauvegarde?

Dans le cadre d’une réponse électronique à un appel d’offre, la copie de sauvegarde permet au candidat de sécuriser sa candidature en la reproduisant à l'identique sur un support numérique. Elle se substituera à l'original en cas de défaillance.

Le candidat est libre de choisir le format de sa copie : papier ou électronique. En revanche, dans le cas d'une copie électronique, le donneur d'ordre peut en imposer le type de support (clé USB, CD, DVD, fichier informatique compressé, etc.). 

Elle n'est pas obligatoire mais vivement recommandée ! Tous les documents copiés doivent être strictement identiques aux originaux et signés (pour les copie électronique, au moyen d'un certificat électronique correspondant aux critères demandés). 

Le nom du fichier doit être explicite et comporter la mention "copie de sauvegarde". Enfin son envoi doit être effectué dans les délais impartis, au même titre que le dossier original. 

Cf. l'article : "Dématérialisation des marchés publics : la copie de sauvegarde" sur le blog Artifrance

Dans quels cas la copie de sauvegarde est-elle utilisée par le donneur d'ordre?
La copie de sauvegarde ne peut être utilisée que dans trois cas de figure :
  • Une candidature envoyée dans les délais mais comportant un programme malveillant (virus, …)
  • Une candidature électronique reçue hors délais
  • Une candidature qui n’a pas pu être ouverte

Cependant, les situations sont évaluées au cas par cas.

Toute ouverture de la copie de sauvegarde pour toutes autres raisons que celles précitées sera considérée comme abusive.

Si elle n’a pas été utilisée à la fin de la procédure de passation, elle sera détruite.

Que faire si dans le cadre d’une candidature électronique, les documents possèdent l’inscription « mention lu et approuvé manuscrite » ?

La signature électronique vaut mention "lu et approuvé". Il est donc inutile de l'ajouter soi-même au document, cela n'aura aucune valeur légale !

Il existe cependant des stylos de signature électronique (tel que celui de PDF Convector Pro) qui permettent d'ajouter un motif de signature comme "lu et approuvé" ou encore "bon pour accord". Mais ce sera uniquement pour la forme ou l'esthétisme, il ne s'agira en rien d'une preuve juridique.

Est-il possible de s'associer à d'autres entreprises pour répondre à un appel d'offre?

Oui, il s'agit d'un groupement. Cela permet à plusieurs entreprises d'unir leurs moyens (financiers, matériels et humains) pour un marché.

Il faut pour cela établir une convention de groupement et désigner un mandataire, qui représentera l'ensemble des entreprises face à l'acheteur public.

Attention, le groupement doit être formé au moment de la candidature. Une fois le marché attribué, il n'est plus possible d'en constituer un !

Il existe deux types de groupement : conjoint et solidaire. 

Quelles différences y a-t-il entre groupement conjoint et groupement solidaire?

Dans le cadre d'un groupement conjoint, chaque entreprise est responsable de sa part du marché. 

Pour le groupement solidaire, toutes les entreprises sont financièrement engagées pour la totalité du marché.

 

Dans un groupement solidaire, qui doit signer les documents?

Chacun des membres du groupement doit signer chaque document, que ce soit des documents papiers ou électroniques. 

Dans le cadre d'une candidature électronique, les documents doivent être regroupés dans un seul fichier pour en simplifier le transfert. Ce fichier sera compressé afin d'être moins "lourd". Le mandataire a en charge la signature électronique de ce fichier, qui apporte une garantie supplémentaire au donneur d'ordre sur l'authenticité des documents qu'il contient.  

 

Est-il possible de répondre plusieurs fois à un même marché, avec des groupements différents?

En théorie cela n'est pas interdit, à condition que l'entreprise en question ne soit pas mandataire de l'un des groupements. 

En pratique, les acheteurs publics autorisent rarement cette mesure. Elle est même parfois explicitement interdite dans l'avis d'appel d'offre ou dans le DCE.

Cf. Article 51 du Code des Marchés Publics

Un candidat évincé peut-il avoir accès à l'offre de l'entreprise retenue?

Le candidat non retenu peut effectuer une demande écrite à la personne publique afin de connaître les motifs du rejet de sa candidature et de son offre.

La personne publique doit alors préciser les raisons pour lesquelles elle a retenu une autre offre, permettant ainsi au candidat de savoir si les conditions d’attribution ont été respectées.

Elle peut également fournir le nom de l’attributaire et les caractéristiques de son offre. Toutefois, le candidat évincé ne peut pas avoir accès au détail de l’offre du candidat retenu en raison du secret industriel et commercial.

Dans le cadre d'une procédure négociée, est-il possible de constituer un groupement avec d'autres candidats retenus?

Non,  une fois la candidature déposée, elle ne peut plus être modifiée.

De même, il n'est pas possible de rejoindre un groupement déjà existant.

La seule modification recevable est la transformation d'un groupement conjoint en groupement solidaire. 

Comment sont calculés les délais de paiement?

Le délai de paiement varie en fonction de l'acheteur public. (Cf. la page "les délais de paiement")

La date de départ du délai de paiement sera différente selon la situation :

  • Si l'exécution de la prestation a commencé, le délai est calculé à compter de la date de réception de la demande de paiement par la personne ou le service administratif compétent en matière administrative et financière. 

  • Si la demande de paiement est envoyée avant, le délai pour le paiement commence à compter de la date de départ de l'exécution de la prestation. 

Cette demande doit être envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception, c'est ce document qui fera foi. 

 

 

Que faire en cas de retard de paiement de la part de l'acheteur public?

Quel que soit l'acheteur public, le non-respect des délais de paiement peut entraîner le versement d'intérêts moratoires à l'entreprise à compter du jour qui suit l'expiration dudit délai, sans que celle-ci n'ait à le réclamer.